Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária. Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional de: 2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato; 5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação; Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito) anos de idade. Maiores detalhes acesse tópicos Direitos Constitucionais do Trabalhador e Trabalhador Menor de Idade É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em questão como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de trabalho. QUADRO DE DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS Documento............Período.... Base Legal •Acordo de Compensação.................................. 5 anos Base Legal: durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX •Acordo de Prorrogação................................... 5 anos Base Legal: durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX •Atestado Médico........................................... 5 anos Base Legal: durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS CF, art. 7º, XIX •Autorização p/ desconto não previsto em lei........................................ 5 anos Base Legal: durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX •Aviso Prévio................................................ 2 anos Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •CAGED....................................................... 3 anos Base Legal: a contar da data da postagem Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º •Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP..................................................10 anos Base Legal: Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 •Comprovante de Retenção do INSS Contrib.Individuais.......................................10 anos Base Legal: Art. 81 § 6º da IN SRP 3/2005 •Declaração de Instalação.............................. indeterminado Base Legal: NR - 2 - Port. 3.214/78 •Documentações sobre IRRF............................. 7 anos Base Legal: Art. 174 do CTN •Exames Médicos............................................ 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado Base Legal: Portaria nº 3.214/78, NR - 7 •FGTS - GFIP - GRFP......................................... 30 anos Base Legal: Decreto nº 99.684/90 •Folha de votação de eleição da CIPA..................... 5 anos Base Legal: Portaria nº 3.214/78, NR - 5 •GRCS........................................................... 5 anos Base Legal: CTN - Lei 5.172/66, art. 174 •GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, Salário Maternidade, GPS) ................................................................ 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos Base Legal: Decreto nº 3.048/99, art. 348 •Livro de Atas da CIPA..................................... Indeterminado Base Legal: não há •Livro de Inspeção do Trabalho........................... Indeterminado Base Legal: não há •Mapa Anual de Acidente de Trabalho....................... 5 anos Base Legal: Portaria nº 3.214/78, NR - 4 •Pedido de Demissão........................................... 2 anos Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •PPP............................................................. 20 anos Base Legal: § 11 Art. 178 IN INSS 118/2005 •RAIS............................................................. 10 anos Base Legal: Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 •Recibo de abono de férias................................... 5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •Recibo de adiantamento salarial........................... 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego).................................................. 5 anos Base Legal: Resolução CODEFAT 392/2004 •Recibo de gozo de férias.................................... 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •Recibo de pagamento de salário............................ 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS... CF, art. 7º, XXIX •Registro de Empregados................................. Indeterminado Base Legal: não há •Registro de segurança de caldeiraria.................. Indeterminado Base Legal: não há •Salário-Educação - Documentos de convênios........ 10 anos Base Legal: Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º •Solicitação de abono de férias........................... 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho............. 2 anos * vide GPS Base Legal: CF, art. 7º, XXIX •Vale-transporte................................................ 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão Base Legal: CF, art. 7º, XXIX NOTA: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária. Para maiores detalhes acesse o tópico INSS - Arquivos Digitais. Fonte: Guia Trabalhista